Зум-решения для гибридной конференции Eurochem

Как я настроил двустороннюю трансляцию картинки, презентаций и звука через ZOOM для внутренней конференции ЕвроХима

ЕвроХим — одна из крупнейших российских минерально-химических компаний, производящая минеральные удобрения для сельского хозяйства. Приглашение участвовать в проекте я получил от Леонида Беляева и компании GPS (Global People Solutions) — подрядчика по организации конференции.

Это была двухдневная гибридная конференция для топ-менеджмента, с синхронным переводом русскоязычных докладов на английский, а англоязычных на русский. Перевод был доступен и в зале (через индивидуальные передатчики), и в зуме. Презентации к докладам также выводились на двух языках — и в зале и в зуме.

Поскольку это было закрытое корпоративное мероприятие, для клиента как само собой разумеющиеся были необходимы высокий уровень организации во всех аспектах, четкий тайминг и «бесшовность» всех технических моментов. Любые нестыковки, технические заминки и ситуации, когда что-то не вдруг работает, были бы неуместны и не соответствовали бы уровню события.

При этом, несмотря на очный формат мероприятия, было заранее известно, что часть участников и спикеров — в том числе из других стран — будут подключаться онлайн.

Поэтому, нужно было добавить «гибридную» составляющую, и сделать это в том же ключе, что и все остальное — максимально надежно, профессионально и без сбоев. Вот какие конкретные задачи для этого нужно было решить:

Техническое сопровождение конференции обеспечивала большая команда (более 20 человек), включавшая операторов, видеоинженеров, переводчиков, звукорежиссера, диджея и т.п.

Моя роль в ней была в том, чтобы обеспечить «связку» между онлайном и оффлайном, то есть организовать правильное подключение всех каналов (видео, звука, презентаций), которые идут из зала в зум и в обратную сторону — из зума на экраны и на колонки в зал. И также, было необходимо найти решения для всех запросов клиента, касающихся трансляции — то есть, рассказать и показать, как именно их можно реализовать в зуме, а потом сделать все это «руками» уже на площадке.

Для согласования оптимальных решений по всем подключениям и техническим решениям я принял участие в нескольких предварительных встречах с клиентом и командой подрядчика (6 онлайн, 1 вживую на площадке).

Это было необходимо, чтобы детально продумать, как все это у нас будет работать, и также потому, что часть поставленных задач нельзя было решить «в лоб», стандартными средствами. Нужно было найти и протестировать альтернативный способ.

Например, стандартная методика, которую обычно применяют видеостудии — это сведение презентации и видео спикера в одну картинку, которая уже подается в трансляцию (или в зум). Но клиент хотел показывать презентации на 2 языках, и для этого стандартный способ уже не подходил.

Переделать все слайды, чтобы на каждом был и русский и английский текст — не вариант, потому что это экспертная конференция, и информации на каждом слайде очень много. При дублировании на втором языке текст стал бы слишком мелкий.

Другой стандартный ход — это когда презентация на втором языке просто отправляется в чат, и участники сами её смотрят. Это просто, но не элегантно, и ухудшает опыт онлайн-участников в сравнении с очными участниками. Ведь у очных участников полноценная переведенная презентация просто выводится на отдельный экран!

Решение, которое предложил и реализовал я — это такая настройка презентаций, при которой в зуме тоже появлялся «второй экран», то есть участники могли выбрать, на каком языке они смотрят презентацию (так же, как и дорожку перевода):

Похожая ситуация возникла и в нескольких других моментах — когда нам нужно было заранее обсудить, как именно будет решаться та или иная задача, и это решение нужно было «проверить на прочность». Но благодаря тщательной подготовке и высокой квалификации всех, кто работал в технической команде, вся схема в день мероприятия заработала сразу, без корректировок.

Для удобства участников я заранее подготовил PDF-инструкции по переключению языка перевода и языка презентации на русском и английском языках. И уже во время конференции, все 2 дня я провел в роли «менеджера зум-трансляции» прямо на площадке: был на связи с русскоязычными и англоязычными онлайн-докладчиками, делал с ними тестовые созвоны и выводил в эфир, отправлял «админские» сообщения в чат зума, показывал в зуме результаты опросов, запускал мини-группы и т.д.

Мы обеспечили качественную, профессиональную трансляцию конференции, в которой были найдены технические решения для всех запросов клиента. А после мероприятия организация-подрядчик получила официальную благодарность! И я в ней тоже упомянут👇